Konference, Møde, Events, Lillebælt, Meetovation, Foredrag,

Mød 'mødet med mødearrangørerne'

Torsdag, april 19, 2018

MeetingLillebælt – Én indgang til dine møder og konferencer

Vi prøver noget nyt. Ikke banebrydende eller hidtil uset nyt - men nyt for os.

Vi vil så gerne dele ud af erfaringerne fra den gode mødeplanlægning – rygsækken er fyldt!

MeetingLillebælt hopper med på blogger-vognen. Vi starter ud med præmisset for MeetingLillebælts eksistens – hvad kan vi og Lillebæltområdet egentlig gøre for dig?

Vi sætter stemningen, og beskriver hvad der kunne foregå under forskellige events, så du kan forestille dig selv og kollegaerne i samme situation.

Velkommen til!

 - som én indgang til møder & konferencer i Lillebælt

 

Mange grunde til at vælge Lillebælt

Når der skal kræses for deltagerne, og omgivelserne skal være ekstra gode. Eller når der skal tænkes på lige transporttider for alle og nem logistik – så er det oplagt at lægge mødet i Lillebæltområdet. Vi byder på højt til loftet - frisk luft og dejlig natur.

Hvad enten du ønsker at rammen skal være et hotel, en landevejskro eller et slot – ja, så ligger de alle naturskønt – og det betaler du ikke ekstra for. Skal det være nemt og praktisk, så er der maks 10 min. i bil fra motorvejen til de fleste. Har du brug for rigtig meget plads og rigtig mange senge, så har vi også det. Og skal det være mindre og intimt, så klarer vi også det for dig. Altså; Vi har det hele.

 Udsigten over Hindsgavl Dyrepark og til slotsgrunden

 Foto: Tom Nielsen

 

Og når deltagerne på egen hånd eller i flok, har lyst til en løbetur før og efter møder – ja, så er der rig mulighed for det med løberuter helt tæt ved vandet og i skoven – flere, hvor du kan løbe om kap med dådyr og kronvildt.

Plejer du at vinterbade? Så skal du ikke snydes fordi du er væk hjemmefra. På marinaen er der sauna og facilteter.

Vil du krydre mødet med unikke oplevelser, time-out eller samarbejdsøvelser som matchracing sejlads på Fænøsund, Bridgewalking på Den gamle Lillebæltsbro, historiske fortællinger om fæstningsbyen Fredericia, segwaytur med naturvejleder på Hindsgavlhalvøen eller for de friske; en tur i havkajak rundt om samme – det er også muligt at sætte sig til rette i en større båd på en hvalsafari i Lillebælt.

Sauna, Paddleboard, Segway, Bridgewalking, Matchracing

 

Kongres for 1.000 deltagere i 3 dage

Vi kan være behjælpelig med invitationer, tilmeldinger, herunder til forskellige events og delmøder, særlige ønsker eller behov og deltagerbetaling samt værelsesbooking. Vi sender også en reminder, bekræftelser og ’tak for senest’-mails til deltagerne. Vi samarbejder med dygtige PCO’er, (Professional Congres Organizer) som kan gennemføre hele jeres kongres.

En god modtagelse styrker førstehåndsindtrykket
I bydes velkommen på kongressen med løber, blomster og tydelig skiltning. Vi stiller gerne med offentlig modtagelse og velkomst til byen i det omfang I ønsker det.

Kongresfrokosterne kan være bygget op i et streetfood-tema med boder og fælles spisepladser. Det sikrer, at deltagerne kan spise det samme eller noget forskelligt i løbet af dagene – at de kan få vendt fagligt stof med andre deltagere, eller uden problemer trække for sig selv, for at tjekke beskeder og mails.

Når kongressen har flere temaer, og der derfor skal deles op i mindre møder og grupper har vi uanede muligheder for faste eller modulære lokaler, som vi indretter kreativt eller traditionelt. De kan ose af vindermentalitet, high-performance teams, fordybelse, beslutsomhed, kreativ proces – eller, hvad der lige rammer kongressens mål og formål.  Hvad vil I gerne opnå med jeres eventuelle udstillingsområde? Vi finder en løsning.

Streetfood setups og networking


’Time-outs’ i kongressen er mere end bare en pause

Inden møderne starter igen har I måske lyst til at tilbyde små fysiske aktiviteter – så alt blodet ikke arbejder i maven, når næste taler går på. Det kan vi stå for – men I kan også selv, med et oplæg fra os.

Hjernen har brug for pauser for at lære, reflektere og ordne de nye indtryk. Og vil I holde meningsfyldte pauser, har Lillebælt alt, når I vil nyde, lege eller være aktive.

Såfremt I vil udnytte den skønne natur lige omkring, og give deltagerne mulighed for et frikvarter til at opleve hvor de er landet – kan vi udvælge et antal aktiviteter, som deltagerne på forhånd kan tilmelde sig. Vi arbejder med aktiviteter med større eller mindre fysisk aktiv deltagelse og med aktiviteter til jer, der vil opleve naturen eller lære om kultur og historie. Igen udvælger vi dem, som passer til jeres formål, vision og værdigrundlag.

Segway. Lazer Lerdueskydning, Claymation, stop-motion, Bridgewalking, Matchracing

 

Pølsevogn eller 5-retters galla-menu?
Aftenspisningerne kan kombineres af flere elementer:

  • Måske fik man ikke netværket færdig under frokosten, og derfor kan vi lave en ’Get together-middag’ om aftenen med buffet, som igen sikrer god bevægelse, cirkulation og mulighed for at netværke.

  • Vi laver 10 temamiddage på ti forskellige restauranter. Den hyggelige landevejskro kan danne rammen om ’Middag som mormor lavede den’. Et andet sted er der barbecue & western-aften, og et tredje Italian Night med ternede duge og bast-flasker. Nogen vil måske vælge oktoberfest-tema med bayerske pølser, sauerkraut og store fadbamser – vi har masser af ideer.

  • Det kan også være, at I ønsker en gallamiddag eller et brag af en fest – og så laver vi det. Vi dækker smukt op, laver flot lysdekoration – og arrangerer gerne underholdning.

Galla, middag, konference, fest

 

Nem og sjov logistik

Når kongresdagen er ved at slutte vil man bare gerne i seng. Vi har mere end 3000 senge inden for 20 min. kørsel, og vores samarbejdspartnere er vandt til at håndtere mange deltagere – hurtigt, nemt og bekvemt. Nogen gange er det sjovt at overraske med underholdning i busserne. Så siger deltagerne ”Øv, er turen allerede slut” og det behøver ikke at koste alverden.

Vi sender jer afsted, men ikke tomhændede
Den sidste dag skal der drages konklusioner, samles op og noteres beslutninger for at sikre det fremtidige arbejde med kongressens mål. Det er her vi skal fejre, at I nu træder ind i en ny tid med måske nye standarder, nye målsætninger eller nye strategier.

Skal det fejres med champagne, en goodie-bag til rejsen og gode minder fra en udbytterig kongres? Det sidste sikrer vi med en film fra dagene, som sendes rundt til deltagerne sammen med ’tak for senest’-emailen.

Endeligt kommer evalueringen, og hvordan griber vi det an næste gang. Vi kan evaluere over for kongres deltagere – men i høj grad også med dig. Vi går så meget i dybden, som du har behov for.

Taxibus, udsigt, komfort

 

Konference for 500 deltagere i 2 dage

Vi kan være behjælpelig med invitationer – evt. suppleret med en lille film, som løfter lidt af sløret, tilmeldinger, herunder til forskellige events, særlige ønsker eller behov. Vi sender også reminder, bekræftelser og ’tak for senest’-mails til deltagerne.

Dag 1 – Velkomst og rolig start på konference
Vi har på forhånd afstemt, at alle aftaler er på plads, så du som mødeplanlægger kan føle dig tryk når deltagerne kommer. I bydes velkommen på mødestedet med tydelig skiltning, og jeres rammer passer til jeres formål og antal.

Streetfood-konceptet er kommet for at blive eller måske er det bare det nye sort. Vi anvender det på mange forskellige måder til flere forskellige måltider – i forbindelse med udstilling eller workshops. Sharefood er også en rigtig god bæredygtig tankegang – så måske er det den vi sammen beslutter os for. Vi tænker på måltider i den større sammenhæng med jeres formål med at mødes. Det skal passe sammen.

Frokosten kan godt lægge en dæmper på energiniveauet hos deltagerne. Der skal fysisk aktivitet til for at afhjælpe det, og ’genstarte’ hjernen, så den er klar til læring. Omkring Lillebælts hoteller og venues er der altid mulighed for motion og udfoldelse.

Konference eller møde kan udformes på mange forskellige måder; Skal det foregå i ét stort plenum, i mindre mødelokaler, i lounge-områder, eller skal deltagernes læring aktiveres gennem forskellige aktiviteter – eller en kombination af det hele? Kreativiteten har næsten ingen grænser.

Udstillingsområderne skal selvfølgelig have samme gennemgående tema som resten af jeres konference.

MeetingLillebælt, Møde & Event, rammen, designet

Aftenen byder på indbydende middage i hvilken som helst stil – er det bierfest og buffet med langborde, eller gallamiddag – begge suppleret af en fed koncert eller underholdning på den opstillede scene. Det kan også være, at der denne gang er fokus på det faglige, at det blot er en standard middag – det afstemmer vi sammen.

Dag 2 – Opvarmningen er overstået, sæt igang
Andendagen skal måske have et anderledes, mere fagligt engagerende indhold – talere fra branchen, underholdende men læringsrigt indslag med en ’motivator’, workshops med forskellige måder at bearbejde nye tiltag i virksomheden. Det er vigtigt, at deltagerne oplever hensigten med mødet, og at det står friskt i hukommelsen til I kommer hjem.

Skal der nogle specielle grupperum til at arbejde med temaet? Nogle som appellerer til kreativitet, beslutning eller brainstorming – flere venues kan tilbyde disse rum i standardindretningen.

Konklusioner skal også drages til slut; har man opnået ny indsigt undervejs? Er delmålene blevet delkonkluderet? Er deltagernes faglige kunnen blevet styrket? Er virksomhedens vision/mission blevet klarlagt og internaliseret?

Workshop, kompetencer, samarbejde, udvikling, fordybelse,

 

Farvel og tak

Skal dine deltagerne sendes hjem med en goodiebag eller en doggybag? Vi hjælper selvfølgelig.

Vi kan evaluere over for dine deltagere lige efter arrangementet, eller i ’tak for senest’ emailen. Vi evaluerer helst også planlægningens forløb med jer – var kravene imødekommet? Var servicen og udvalget af tilbud godt nok? Er der ændringer til næste gang?

 

Event & Firmafest – årets ’brag’

En Produktpræsentation

Skal medarbejderne bare have en fantastisk oplevelse med forkælelse, underholdning og samvær, omfavner vi også gladelig den opgave. Her er et par eksempler på, hvordan sådan et event kan udføres:

Højfunktionel mode giver catwalken liv 

En kreativ måde at lave et modeshow på – se filmen her om F. Engel, som skulle lave 5 modeshows af arbejdstøj rundt omkring i landet. Det endte med at blive ét uforglemmeligt show, hvor vi brugte parkour-dansere til at demonstrere pasform, holdbarhed og smidighed og selvfølgelig var der engle blandet ind i det hele. Husk lyden - og nyd de goodiebag-uddelende engle! 

 

Årlig event for 600 pensionerede medarbejdere

Maersk-koncernen inviterer årligt deres pensionerede medarbejdere til frokost på Hindsgavl Slot. Deltagerne kommer hertil i busser fra hele landet. Der er afsat ekstra god tid til at velkomst-hygge i teltet foran den store lade, hvor frokosten serveres.

Der er god akustik i salen så alle kan høre indlæggene fra ledelsen om, hvordan det står til i ”det gamle firma”.

Der er dækket flot op – afdelingsvist selvfølgelig, så det er muligt at hilse på tidligere kollegaer – og de tre retter serveres efter et stramt program – og hovedretten selvfølgelig i klokke for at sikre totaloplevelsen når duft og syn mødes i en dampende sky.

Kokke, køkken, gastonomi, klokke, anretning, elegance

Alle rejser glade, tilfredse og oplyste hjem med busserne og en goodiebag til rejsen.

Brug os til utraditionelle rammer og ideer til din næste event. Lad os hjælpe dig med at gennemføre din konference fra start til slut. Som én indgang til møder og konferencer i Lillebælt.

 Ring til Kitt på 8832 5965 eller send en mail til kitt@meetinglillebaelt.dk

 

Del denne side